🧾 Contabilitate & obligații

Încasezi cash în 2026? Ai nevoie de POS, de casă de marcat sau de amândouă

Sunt două obligații diferite, cu două legi diferite, și aproape toată lumea le amestecă. POS-ul vine din OUG nr. 193/2002 și, din 1 ianuarie 2026, se declanșează la prima încasare în numerar — pragul de venituri a dispărut. Casa de marcat vine din OUG nr. 28/1999 și se declanșează doar dacă vinzi cu amănuntul sau prestezi servicii direct către populație.

Poți avea nevoie de una, de cealaltă, de amândouă sau de niciuna. Ordinea corectă de verificare nu este „ce vând”, ci „cine îmi plătește și cum”.

Ce s-a schimbat la POS de la 1 ianuarie 2026

Până în 2025, obligația de a accepta carduri era condiționată de un prag de încasări în numerar. Legea nr. 239/2025 a eliminat pragul. Din 2026, regula este binară:

• încasezi măcar un leu în numerar de la clienți → ești obligat să oferi și posibilitatea plății prin mijloace moderne de plată (POS sau soluție echivalentă);
• toate operațiunile de încasare și de plată trec exclusiv prin conturi bancare → nu ai obligația.

Excepția este cumulativă și absolută: o singură chitanță pe an strică scutirea. Cazul tipic — un furnizor de servicii care facturează 99% prin bancă, dar încasează ocazional 3.000 lei cash de la un client mic — intră acum sub obligație pentru toată activitatea.

Amenzile: de la 20.000 la 50.000 lei dacă nu asiguri deloc posibilitatea plății electronice, deși ești obligat, și de la 5.000 la 7.500 lei pentru refuzul efectiv de a accepta plata cu cardul atunci când clientul o cere. Constatarea o fac structurile de control ale ANAF.

Merită spus și partea de business: costul unui terminal sau al unei soluții software de acceptare este, pentru majoritatea firmelor, sub 100 lei pe lună. Amenda minimă echivalează cu circa 17 ani de abonament.

Când se adaugă casa de marcat

Aparatul de marcat electronic fiscal (AMEF) are alt test. Potrivit art. 1 din OUG nr. 28/1999, obligația apare când încasezi, integral sau parțial, în numerar sau cu card, contravaloarea unor bunuri livrate cu amănuntul sau a unor servicii prestate direct către populație.

Două condiții simultane, nu una: vânzare către consumatorul final și încasare la momentul livrării, altfel decât exclusiv prin bancă.

Ce nu intră, în mod obișnuit:

• vânzările exclusiv B2B, încasate prin virament;
• activitățile pentru care legea prevede expres o excepție la art. 2 — între ele profesiile liberale, transportul public de persoane pe bază de bilete, anumite utilități furnizate la domiciliul clientului;
• livrările a căror contravaloare nu se încasează integral în numerar la momentul livrării — categoria în care intră, în practica curentă, comerțul prin corespondență și livrarea prin curier cu plata la ramburs.

Lista de la art. 2 este lungă și tehnică, iar încadrarea se face pe activitatea concretă, nu pe forma juridică. Un PFA nu este exceptat pentru că este PFA; este exceptat doar dacă activitatea lui figurează pe listă.

Amenzile sunt de alt ordin decât la POS și au un efect suplimentar. Pentru desfășurarea activității fără AMEF acolo unde este obligatoriu: 8.000–10.000 lei, plus confiscarea sumelor care nu pot fi justificate și suspendarea activității la punctul de lucru până la dotare și la dovada plății amenzii.

Dacă vezi online amenzi „de 80 de milioane de lei” pentru casa de marcat, nu e o eroare de tipar: textul publicat al OUG nr. 28/1999 este încă exprimat în lei vechi, dinaintea denominării din 2005. Împarte la 10.000.

Tabelul de decizie

Situația ta	POS (mijloace moderne de plată)	Casă de marcat (AMEF)
Servicii B2B, doar prin virament	Nu	Nu
Servicii B2B, dar accepți ocazional cash	Da	Nu (nu e „direct către populație”)
Magazin fizic, clienți persoane fizice	Da	Da
Magazin online, plata cu cardul online sau ramburs prin curier	Da, dacă apare orice încasare cash	De regulă nu — încasarea nu se face la momentul livrării
Cabinet de profesie liberală, încasezi cash	Da	Excepție la art. 2 — verifică încadrarea exactă

Rândul care surprinde cel mai des este al doilea: firmă fără casă de marcat, dar cu POS obligatoriu. Nu e o contradicție — sunt teste diferite.

Trei greșeli scumpe

1. „Nu am POS, dar dau chitanță.” Chitanța rezolvă documentul justificativ, nu obligația de a oferi plata electronică. Sunt lucruri separate, sancționate separat.

2. „Contul de firmă îmi rezolvă totul.” Doar dacă toate încasările trec prin el. Din momentul în care ai deschis un cont bancar pe firmă și continui să iei cash pe lângă, ești în regim de obligație, nu de excepție.

3. „Vând online, deci nu am nevoie de nimic.” Comerțul online scapă frecvent de AMEF, dar nu automat de POS — și are propriile obligații de facturare către consumatori, inclusiv e-Factura în relația B2C.

De reținut

• Din 1 ianuarie 2026, pragul de încasări pentru obligația POS a dispărut: orice încasare în numerar o declanșează.
• Scutirea există doar dacă absolut toate încasările și plățile trec prin conturi bancare.
• Amenzi POS: 20.000–50.000 lei (lipsa posibilității de plată) și 5.000–7.500 lei (refuzul).
• Casa de marcat se aplică la vânzarea cu amănuntul și la serviciile direct către populație, încasate la momentul livrării.
• Amenda pentru lipsa AMEF: 8.000–10.000 lei, plus confiscare și suspendarea activității.
• POS și AMEF sunt teste independente. Poți avea nevoie de unul fără celălalt.

Verifică încadrarea înainte de primul control

Cele două obligații se stabilesc pe fluxul real de încasări, nu pe codul CAEN. Analizăm cum încasezi efectiv și îți spunem ce ai nevoie — și ce nu — în cadrul serviciului de contabilitate. Vezi prețurile sau scrie-ne din pagina de contact.