🧾 Contabilitate & obligații

Inventarierea anuală 2026: cine o face, până când și ce te costă o lipsă la inventar (exemplu în lei)

Orice firmă din România, indiferent de mărime, trebuie să își inventarieze cel puțin o dată pe an tot ce are și tot ce datorează: stocuri, mijloace fixe, bani, creanțe, datorii, capitaluri. Pentru anul 2026, rezultatele trebuie să ajungă în registrul-inventar și în bilanțul la 31 decembrie. Lipsa inventarierii se amendează cu 400–5.000 lei, iar o lipsă în gestiune tratată greșit costă TVA și impozit pe profit.

Obligația vine din art. 7 din Legea contabilității nr. 82/1991, iar procedura, din normele aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009. Normele nu s-au schimbat de ani buni, dar inventarul rămâne operațiunea de final de an făcută cel mai des „din birou”. Mai jos este ordinea corectă a pașilor, cu termenele din norme și cu un exemplu cifrat pentru ce se întâmplă când faptic și scriptic nu se potrivesc.

Cine face inventarierea și când?

Legea vorbește despre „persoanele prevăzute la art. 1”, adică toate societățile, indiferent dacă sunt microîntreprinderi sau plătitoare de impozit pe profit și indiferent dacă au avut sau nu activitate. Un SRL care are doar un cont bancar, capital social și o datorie către asociat tot are ce inventaria.

Inventarierea este obligatorie:

• la începutul activității — atunci se inventariază aporturile la capital;
• cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar;
• la fuziune sau la încetarea activității;
• în situațiile speciale din pct. 2 al normelor: la cererea organelor de control, când există indicii de lipsuri sau plusuri, la predarea-primirea unei gestiuni, la reorganizarea gestiunilor și după calamități sau cazuri de forță majoră.

Inventarierea anuală se face, de regulă, cu ocazia încheierii exercițiului financiar. Firmele cu activitate complexă pot inventaria bunurile și mai devreme — de aceea multe o încep în noiembrie — cu o condiție: valorile din liste se actualizează cu intrările și ieșirile dintre data inventarierii și 31 decembrie, iar în registrul-inventar ajunge situația de la final de an.

Un detaliu util magazinelor: dacă în cursul anului ai inventariat integral o gestiune (de exemplu, la schimbarea gestionarului), acea inventariere poate ține loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului și cu aceeași actualizare până la 31 decembrie.

Pașii, în ordinea din norme

1. Procedura scrisă și decizia de inventariere

Răspunderea pentru organizare este a administratorului. El aprobă proceduri scrise, adaptate firmei, și emite decizia scrisă de numire a comisiei. Decizia trebuie să conțină obligatoriu: componența comisiei (președinte și membri), modul de efectuare a inventarierii, metoda folosită, gestiunea supusă inventarierii, data de începere și data de terminare.

2. Comisia — sau o singură persoană

La firmele cu puțini salariați, inventarierea poate fi făcută de o singură persoană; răspunderea pentru corectitudine rămâne la administrator. Dacă firma nu are niciun salariat care să o poată face, o efectuează administratorul. Inventarierea poate fi și externalizată, pe contract de prestări de servicii.

Din comisie nu pot face parte gestionarii depozitelor inventariate, contabilii care țin evidența acelei gestiuni și auditorii. Contabilul poate participa la operațiuni, dacă procedura internă prevede asta, dar nu ca membru.

3. Declarația gestionarului

Înainte de numărătoare, comisia ia de la gestionar o declarație scrisă, semnată în fața ei, din care să rezulte, între altele: dacă are bunuri și în alte locuri, dacă deține bunuri ale terților, dacă știe de plusuri sau lipsuri, dacă a primit sau a eliberat bunuri fără documente și care este ultimul document de intrare și de ieșire. Această declarație fixează linia de la care se numără.

4. Inventarierea propriu-zisă

• Stocurile se stabilesc prin numărare, cântărire, măsurare. Bunurile în ambalaje originale intacte se desfac prin sondaj.
• Bunurile terților aflate la tine (în leasing, închiriate, în custodie, în consignație) se trec în liste separate, care se trimit proprietarului în cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii.
• Bunurile depreciate, fără mișcare sau greu vandabile se trec în liste distincte — pe baza lor se propun ajustările pentru depreciere.
• Creanțele și datoriile se confirmă prin extrase de cont sau punctaje scrise cu partenerii, pentru soldurile cu pondere valorică.
• Conturile bancare se inventariază prin confruntarea extraselor din 31 decembrie (sau din ultima zi bancară) cu soldurile din contabilitate.
• Casieria se inventariază în ultima zi lucrătoare a exercițiului, după înregistrarea tuturor încasărilor și plăților. În 2026, aceasta este joi, 31 decembrie. Dacă soldul de casă e mare, verifică și plafoanele de numerar.

Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de comisie și de gestionar, iar pe ultima filă gestionarul menționează dacă toate bunurile au fost inventariate în prezența sa și dacă are obiecții.

5. Procesul-verbal și cele două termene de 7 zile lucrătoare

Rezultatele se trec într-un proces-verbal, cu plusurile, lipsurile, cauzele lor, persoanele vinovate, stocurile depreciate și propunerile de casare. De aici curg două termene care se confundă des:

Etapă	Termen din OMFP 2.861/2009
Prezentarea propunerilor comisiei către administrator	7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor de inventariere
Înregistrarea rezultatelor în evidența tehnico-operativă	cel mult 7 zile lucrătoare de la aprobarea procesului-verbal de către administrator
Trimiterea listelor cu bunurile terților către proprietari	cel mult 15 zile lucrătoare de la terminarea inventarierii
Răspunsul proprietarului despre nepotriviri	5 zile lucrătoare de la primirea listelor

6. Registrul-inventar

Registrul-inventar este registru contabil obligatoriu. Se completează în momentul în care sunt stabilite soldurile tuturor conturilor de bilanț, inclusiv cele de impozit pe profit și ajustările pentru depreciere. Pe baza lui și a balanței de la 31 decembrie se întocmește bilanțul.

Ce faci cu diferențele: plusuri, lipsuri, compensări

Plusurile se înregistrează la costul de achiziție, în funcție de prețul pieței la data constatării sau de costul bunurilor similare.

Lipsurile se înregistrează la valoarea contabilă. Dacă sunt imputabile, se recuperează de la persoana vinovată la valoarea de înlocuire: prețul de piață al unui bun similar, plus taxele nerecuperabile — inclusiv TVA — și cheltuielile de transport și aprovizionare.

Compensarea lipsurilor cu plusuri este permisă doar dacă sunt îndeplinite cumulativ două condiții: există risc de confuzie între sorturile aceluiași bun (aspect, culoare, model, dimensiuni, ambalaj) și diferențele privesc aceeași perioadă de gestiune și aceeași gestiune. Compensarea se face pe cantități egale, iar lista sorturilor care pot fi compensate se aprobă anual de administrator. Nu se admite compensare când lipsa provine din sustragere sau din degradare din vina gestionarului.

Perisabilitățile nu se aplică anticipat și nici automat: sunt limite maxime, folosite doar după constatarea efectivă a lipsei și doar în limita ei.

Cât costă fiscal o lipsă la inventar? Exemplu în lei

Aici se pierde, de obicei, mai mult decât amenda. Regulile sunt în Codul fiscal:

• TVA. Bunurile constatate lipsă nu sunt considerate livrări, dar TVA dedusă la achiziție se ajustează (art. 304), adică se dă înapoi prin decont. Nu se ajustează dacă bunurile au fost distruse, pierdute sau furate, iar situația este demonstrată corespunzător — pentru furt, cu acte emise de organele judiciare.
• Impozit pe profit. Cheltuiala cu stocurile sau mijloacele fixe lipsă ori degradate și neimputabile, împreună cu TVA aferentă, este nedeductibilă (art. 25 alin. 4 lit. c). Rămâne deductibilă, între altele, pentru bunuri distruse prin calamități sau forță majoră, bunuri asigurate și bunuri degradate calitativ pentru care se face dovada distrugerii.

Un SRL de comerț, plătitor de TVA și de impozit pe profit, găsește la inventarul din decembrie 2026 două diferențe:

Lipsa A — marfă de 4.000 lei (cost fără TVA), fără vinovat identificat.

	Calcul	Sumă
TVA de ajustat (dată înapoi în decont)	4.000 × 21%	840 lei
Cheltuială nedeductibilă	4.000 + 840	4.840 lei
Impozit pe profit suplimentar	4.840 × 16%	774 lei
Cost fiscal al lipsei, peste paguba propriu-zisă	840 + 774	1.614 lei

Pe lângă marfa pierdută, firma mai plătește 1.614 lei la buget. Dacă aceeași firmă ar fi fost microîntreprindere, impozitul de 1% pe venit nu s-ar fi modificat, dar ajustarea de TVA de 840 lei ar fi rămas.

Lipsa B — un laptop cu valoare contabilă rămasă de 1.200 lei, din vina unui angajat. Un laptop similar costă pe piață 2.500 lei plus TVA. Valoarea de înlocuire, deci suma imputată, este 3.025 lei (2.500 + 525 TVA). Suma imputată nu reprezintă contravaloarea unei operațiuni în sfera TVA, deci pentru ea nu se colectează TVA, iar pentru că lipsa este imputată, cheltuiala nu intră la nedeductibile pe temeiul de mai sus. Ajustarea TVA deduse la cumpărarea laptopului se analizează separat, după regulile de la art. 304 sau 305: imputarea nu o înlocuiește.

Diferența dintre cele două cazuri vine din procesul-verbal: dacă există o concluzie scrisă a comisiei despre cauză și vinovat. Fără ea, orice lipsă este tratată la control ca neimputabilă. Cum se reflectă aceste sume în calculul trimestrial și anual vezi în ghidul impozitului pe profit; ajustarea de TVA se declară prin decontul 300.

Amenda pentru lipsa inventarierii

Nerespectarea reglementărilor privind efectuarea inventarierii este contravenție potrivit art. 41 pct. 2 lit. d) din Legea contabilității și se sancționează, potrivit art. 42, cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei. Constatarea o fac persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar.

În practică, amenda este partea mică. Fără liste de inventariere și proces-verbal, firma nu poate justifica soldurile din bilanț, casările, ajustările pentru depreciere și nici caracterul deductibil al pierderilor — iar acestea se verifică la orice inspecție.

Calendar de lucru pentru inventarul pe 2026

• Octombrie–noiembrie: aprobă procedura internă și lista sorturilor care pot fi compensate; emite decizia de inventariere.
• Noiembrie–decembrie: inventariază stocurile și mijloacele fixe; trimite extrasele de cont pentru confirmarea soldurilor.
• 31 decembrie 2026 (joi): inventarul casieriei; extrasele bancare de sfârșit de an.
• În 7 zile lucrătoare de la încheierea operațiunilor: procesul-verbal ajunge la administrator.
• În 7 zile lucrătoare de la aprobare: diferențele sunt înregistrate.
• La închiderea anului: completarea registrului-inventar, apoi bilanțul.

Restul termenelor de la final de an sunt în calendarul fiscal pentru decembrie 2026.

Întrebări frecvente

Firma mea nu a avut activitate în 2026. Mai trebuie să fac inventar? Da. Obligația nu depinde de volumul activității. Chiar și fără stocuri, se inventariază conturile bancare, casa, creanțele, datoriile și capitalurile proprii, prin situații analitice care se preiau în registrul-inventar.

Pot face inventarul singur, ca administrator? Da, dacă firma nu are niciun salariat care să îl poată efectua. La firmele cu număr redus de salariați, inventarierea poate fi făcută de o singură persoană, numită prin decizie, răspunderea rămânând la administrator.

Pot inventaria în noiembrie, nu pe 31 decembrie? Da, cu excepția casieriei. Stocurile inventariate mai devreme se actualizează cu intrările și ieșirile până la sfârșitul anului, astfel încât registrul-inventar să arate situația de la 31 decembrie.

Un plus compensează orice minus? Nu. Compensarea cere risc de confuzie între sorturi asemănătoare, aceeași gestiune și aceeași perioadă, și nu se admite la sustragere sau la degradare din vina gestionarului.

Inventarul făcut la timp scurtează închiderea anului

Un inventar început în noiembrie lasă timp pentru confirmările de solduri și pentru documentarea lipsurilor înainte de bilanț. Echipa noastră de servicii de contabilitate pregătește decizia, listele și procesul-verbal și calculează dinainte efectul fiscal al diferențelor, inclusiv pe lista de cheltuieli deductibile.

---

Informațiile din acest articol au caracter general și sunt actualizate la 5 octombrie 2026. Tratamentul fiscal al lipsurilor depinde de documentele din dosarul inventarierii; verifică situația concretă cu un contabil.