🧾 Contabilitate & obligații

Suspendarea activității firmei în 2026: cei trei ani, regimul derogatoriu și ce rămâne obligatoriu

Suspendarea activității nu este o pauză automată de la obligații. Este o mențiune înregistrată la Registrul Comerțului, valabilă cel mult trei ani, care oprește ceasul comercial al firmei — dar care, singură, nu oprește nimic la ANAF. Ca să nu mai depui declarații, ai nevoie de un al doilea pas, separat și cerut expres: regimul de declarare derogatoriu.

Firmele care fac doar primul pas ajung, un an mai târziu, cu amenzi pentru nedepunere pe o societate care nu a facturat niciun leu. Iată cum se face corect și ce rămâne obligatoriu chiar și cu ambele aprobări în mână.

Trei stări diferite, confundate constant

	Cine decide	Durata	Efect principal
Suspendare (inactivitate temporară)	tu, prin hotărârea asociaților	maximum 3 ani	firma există, nu operează; obligațiile declarative se reduc doar cu regim derogatoriu
Inactivitate fiscală	ANAF, din oficiu	până la reactivare	codul de TVA se anulează, cheltuielile nu mai sunt deductibile, apare mențiune în cazierul fiscal
Radiere	tu, prin dizolvare și lichidare	definitivă	firma dispare din registru

Prima este o decizie de afaceri. A doua este o sancțiune — detaliile și cele două criterii noi din 2026 sunt în articolul despre inactivitatea fiscală. A treia este ireversibilă și are propriul parcurs, descris în ghidul de radiere a unui SRL.

Alege suspendarea când oprești activitatea temporar și există o șansă reală să reiei: un sezon ratat, un asociat plecat un an, un proiect amânat. Alege radierea când răspunsul la „o mai folosesc?” este nu.

Pasul 1: mențiunea la ONRC

Suspendarea se înregistrează la Oficiul Registrului Comerțului printr-o cerere de depunere și menționare acte, însoțită, în esență, de:

• hotărârea adunării generale a asociaților sau decizia asociatului unic privind suspendarea temporară a activității, cu perioada indicată;
• declarația pe propria răspundere din care rezultă că societatea nu desfășoară activitate la sediul social și nici la sediile secundare;
• dovada achitării tarifului de registru și, dacă este cazul, împuternicirea pentru persoana care depune dosarul.

Lista exactă a documentelor și tarifele în vigoare se verifică pe pagina ONRC dedicată — se actualizează periodic și nu are rost să lucrezi după o listă copiată de pe un forum.

Limita de trei ani este dură. Întreruperea temporară a activității nu poate depăși 3 ani de la data înscrierii mențiunii în registrul comerțului. Dacă la capătul perioadei nu ai reluat activitatea și nici nu ai închis firma, ONRC sau orice persoană interesată poate cere în instanță dizolvarea societății. Nu este o amenință teoretică: este chiar mecanismul prin care se curăță registrul.

Reluarea activității se face tot printr-o mențiune, oricând înainte de expirarea perioadei. Nu trebuie să aștepți termenul declarat.

Pasul 2: regimul derogatoriu la ANAF

Aici se pierd majoritatea firmelor. Mențiunea de la ONRC informează registrul comerțului. Vectorul fiscal de la ANAF rămâne exact cum era — cu D100, D112, D300 și restul obligațiilor active, scadente lunar sau trimestrial, pe zero.

Regimul de declarare derogatoriu este procedura prin care ceri organului fiscal aprobarea de a nu mai depune aceste declarații pe perioada inactivității. Se solicită printr-o cerere depusă la organul fiscal în evidența căruia ești înregistrat, însoțită de dovada înscrierii inactivității temporare la Registrul Comerțului.

Condițiile sunt cumulative. Pe toată perioada pentru care ceri regimul, firma trebuie:

• să nu desfășoare niciun fel de activitate;
• să nu obțină venituri din exploatare, financiare sau de altă natură;
• să nu aibă personal angajat și să nu plătească venituri cu reținere la sursă;
• să figureze la zi cu toate obligațiile declarative și de plată;
• să nu aibă în curs de soluționare un decont cu sume negative de TVA cu opțiune de rambursare sau o cerere de restituire;
• să nu aibă inspecție fiscală în derulare;
• să nu figureze în registrul contribuabililor inactivi;
• să aibă înscrisă inactivitatea temporară la Registrul Comerțului.

Condiția privind decontul de TVA merită subliniată: dacă ai o rambursare de TVA în lucru, rezolvi întâi rambursarea și abia apoi ceri regimul derogatoriu. Nu invers.

Regimul se aprobă pentru perioade de peste 12 luni, dar nu mai mult de 3 ani consecutivi — aliniat cu limita de la ONRC.

Ce nu mai depui — și ce depui în continuare

Pe perioada aprobată, regimul derogatoriu acoperă un set limitat de declarații: 100, 101, 112, 120 și 300. Formularele 101 și 120 rămân totuși datorate pentru fracțiunile de an fiscal aflate în afara perioadei de regim derogatoriu.

Separat, D406 (SAF-T) nu se depune pentru perioada în care activitatea este suspendată prin mențiune la Registrul Comerțului — excepția este prevăzută în anexa la OPANAF nr. 1783/2021. Atenție însă la regula opțiunii: dacă depui totuși declarația în mod voluntar, opțiunea devine definitivă.

Ce rămâne în sarcina ta, cu suspendare și regim derogatoriu cu tot:

• situațiile financiare anuale. Aici este cea mai costisitoare neînțelegere. Declarația de inactivitate prevăzută de art. 36 din Legea contabilității este destinată entităților care nu au desfășurat activitate de la constituire. O firmă care a funcționat și apoi s-a suspendat depune bilanț, nu declarație de inactivitate. Iar din 2026, nedepunerea situațiilor financiare timp de 5 luni peste termenul legal este criteriu de declarare a inactivității fiscale;
• impozitele locale — clădiri, teren, mijloace de transport. Nu au nicio legătură cu suspendarea și nu apar în SPV-ul ANAF;
• contractul de sediu social valabil. Dacă expiră în timpul suspendării, firma rămâne fără sediu declarat;
• contul de plăți deschis în România — din 2026, absența lui este ea însăși motiv de inactivare fiscală, indiferent dacă firma operează sau nu;
• evidența contabilă și arhiva. Registrele se păstrează în continuare.

Codul de TVA: partea la care nimeni nu se gândește

Dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA, suspendarea îi pune codul în pericol pe o cale ocolită. Art. 316 alin. (11) din Codul fiscal permite organului fiscal să anuleze din oficiu înregistrarea în scopuri de TVA într-o serie de situații, printre care:

• nedepunerea niciunui decont de TVA timp de șase luni consecutive (sau două trimestre consecutive, la perioada fiscală trimestrul);
• neevidențierea niciunei achiziții și niciunei livrări în deconturile depuse pe șase luni consecutive;
• declararea contribuabilului drept inactiv fiscal.

O firmă suspendată corect, cu regim derogatoriu aprobat, nu depune deconturi — deci intră, în timp, exact în ipoteza pentru care codul se anulează. Nu este neapărat o problemă: dacă oricum nu vei factura nimic timp de doi ani, codul de TVA nu îți folosește la nimic. Devine o problemă doar dacă îl vrei înapoi rapid la reluarea activității, pentru că reînregistrarea este o procedură separată, cu decizie comunicată de ANAF, iar data de la care redevii plătitor de TVA este data comunicării deciziei — nu ziua în care ai reluat activitatea la ONRC.

Concluzia practică: dacă știi că la reluare vei avea imediat facturi cu TVA, pornește procedura de reînregistrare înainte de prima factură, nu după. Pragurile și mecanica înregistrării sunt în articolul despre plafonul de TVA.

Când suspendarea nu este soluția potrivită

• Ai datorii la ANAF. Suspendarea nu suspendă executarea silită și nici accesoriile. Discuția corectă este despre eșalonare la plată, nu despre suspendare.
• Reiei în câteva luni. Sub 12 luni, regimul derogatoriu nu se poate obține, iar mențiunile la ONRC dus-întors costă timp și bani pentru un beneficiu aproape nul. Depune declarațiile pe zero.
• Ai salariați. Regimul derogatoriu cere zero personal angajat. Contractele trebuie încheiate înainte, cu tot ce implică asta în REGES și în D112.
• Ești microîntreprindere și vrei să păstrezi regimul. Condiția salariatului nu se suspendă odată cu activitatea; verifică încadrarea înainte, în ghidul microîntreprinderii.
• Nu mai ai niciun plan cu firma. Trei ani de suspendare urmați de dizolvare în instanță costă mai mult decât o radiere ordonată acum.

Cronologia realistă

1. Hotărârea asociaților — se redactează și se semnează.
2. Dosarul la ONRC — mențiunea de inactivitate temporară se înregistrează; primești extrasul de registru.
3. Cererea de regim derogatoriu la ANAF — se depune cu extrasul ONRC anexat. Cererile contribuabilului se soluționează, ca regulă, în 45 de zile.
4. Până la aprobare, depui declarațiile pe zero. Regimul nu se aplică retroactiv pentru perioada anterioară aprobării.
5. La reluare — mențiune nouă la ONRC și notificarea organului fiscal, ca vectorul să redevină activ înainte de prima factură.

De reținut

• Suspendarea se înregistrează la ONRC și poate dura maximum 3 ani de la înscrierea mențiunii; după acest termen, firma riscă dizolvarea în instanță.
• Mențiunea de la ONRC nu oprește obligațiile declarative. Pentru asta se cere separat regimul de declarare derogatoriu la ANAF, cu opt condiții cumulative.
• Regimul acoperă declarațiile 100, 101, 112, 120 și 300; D406 (SAF-T) nu se depune pe perioada suspendării înregistrate la Registrul Comerțului.
• Rămân obligatorii situațiile financiare anuale, impozitele locale, sediul social valabil și contul de plăți în România.
• O firmă care a avut activitate și apoi s-a suspendat depune bilanț, nu declarație de inactivitate.